Zodra je een winkel opent of een webshop runt, krijg je er mee te maken. Je leert hoe je een kassasysteem gebruikt om de kassa in je toko aan te sturen. Er wordt ook wel gesproken van een POS systeem. Het is in elk geval een combinatie van hardware en software. Die combi optimaliseert het verkoopproces en maakt het tegelijk makkelijker voor je.
Kassasysteem: hardware
Ooit was de hardware een joekel van een machine; deze antiquiteiten worden soms nog aangeschaft maar dan als mooi etalage object. Ook de kassa zoals die in de jaren 90 van de vorige eeuw eruitzag, is nu grijze historie. De kassa is tegenwoordig meer dan een open zwiepende kassalade. Elke kassa is nu aangesloten op een computer die het systeem aanvult met software. Er is vandaag de dag ook hardware bijgekomen, denk aan een scanner die nu niet meer weg te denken valt. Het hele kassassysteem is het kloppende hart van je shop of winkel. Voortdurend wordt daarop extra hardware aangesloten. Denk bijvoorbeeld aan een labelprinter die prijsupdates goed doorsluist. Of aan een customer display zodat je klanten visuele informatie krijgen over de aankoop. Vanwege al deze vrij nieuwe zaken is de term kassasysteem eigenlijk al een beetje bejaard aan het worden. Velen hebben het liever over het POS systeem. POS is de afkorting van Point of Sale, een punt overigens dat zich wel direct rond de kassa bevindt. Tenminste, als je een fysieke aankoop doet. Doe je dat via internet, dan is een POS transactie natuurlijk online.
Kassasysteem: software
De software die je als ondernemer gebruikt, moet natuurlijk wel werken vanuit je hardware. Anders mis je functionaliteiten die het verkoopproces zouden kunnen helpen. Het is dan ook belangrijk om de juiste hardware te hebben zodat je het meeste uit je software kunt halen. Het gebruik van (delen van) de software zélf kun je toekennen aan sommige medewerkers. De een zal meer rechten hebben om die te gebruiken dan de ander. Je accountant moet bij gevoelige cijfers kunnen, je kassabediende juist niet. De acties van al je medewerkers kunnen via de software worden bijgehouden zodat je kunt zien waar de zaken vlot gaan en waar strubbelingen optreden.
De onderliggende tools van kassasoftware
Software kan veel dingen voor je als ondernemer vergemakkelijken. Want waar is software zoal toe in staat?
- Voorraadbeheer
- Doorverkooprapportage
- Verkoop rapportering
- Diverse multistore modules
Ga dus bij aankoop van een kassasysteem niet alleen maar uit van de hardware en hoe die gaat staan bij je kassacounter. Maar verdiep je behoorlijk in de mogelijkheden van bepaalde software en check of jij daar wezenlijk iets aan zou kunnen hebben.
Vergelijken van systemen is het halve werk
Je kunt te kust en te keur terecht bij bedrijven die kassasystemen aanbieden. Het is verstandig om die systemen eerst eens naast elkaar te leggen. En om dan te kijken welk systeem het meest aansluit bij de manier waarop jij met je klanten afrekent. En welke achterliggende gegevens je op wilt roepen om je onderneming efficiënter te laten verlopen. Gelukkig zijn diverse kassasystemen al behoorlijk getoetst door bepaalde sectoren bedrijven. Zo weet je snel welk systeem goed voldoet als je een tuincentrum runt. En welk systeem handiger is als je in de modewereld zit. Sommige kassasysteemleveranciers hebben ook online keuzehulpen zodat je het selecteren van het juiste systeem kunt vergemakkelijken. Mis je nog informatie na het lezen van dit artikel? Vraag het aan de experts van SW Retail.